Dê um próximo passo claro a cada trabalho
Transforme um pedido num plano que a equipa consegue seguir, com responsáveis, datas, dependências e a conversa junto do trabalho.
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De um briefing solto a um trabalho bem encaminhado
Uma tarefa deve explicar o que é preciso fazer, quem o vai fazer e o que vem a seguir. O Talqivo reúne essas respostas. Organize equipas em espaços, projetos em pastas e trabalho em listas. Depois, acrescente o detalhe necessário a cada tarefa, sem obrigar todos os projetos a seguir a mesma estrutura.
Os detalhes que fazem parte do trabalho
- Divida o trabalho em partes úteis
- Use subtarefas quando uma parte do trabalho precisa de um responsável ou de uma data própria, e checklists para passos mais pequenos. Mantenha a entrega global visível enquanto várias pessoas tratam dos detalhes.
- Mostre o que depende de quê
- Ligue tarefas que bloqueiam ou aguardam outras para tornar claras as passagens de trabalho. Defina prioridades e datas de início e de conclusão; use o reagendamento de dependências quando uma alteração deve refletir-se no plano.
- Mantenha o contexto na tarefa
- Acrescente campos personalizados para os dados que a equipa acompanha, anexe ficheiros de referência e registe decisões nos comentários. A pessoa seguinte pode pegar no trabalho com o contexto necessário.
- Prepare melhor o trabalho que se repete
- Guarde uma estrutura que já resultou como modelo e configure tarefas recorrentes para as responsabilidades regulares. Reutilize a organização no projeto seguinte, sem reconstruir a mesma checklist.
Tudo o que pode fazer nesta área
- Criação rápida
- Crie tarefas pelos controlos de entrada rápida ou a partir de texto selecionado e acrescente os detalhes sem perder o contexto.
- Subtarefas e checklists
- Divida entregas maiores em subtarefas aninhadas e use checklists para as verificações que pertencem à mesma tarefa.
- Pessoas, equipas e observadores
- Atribua trabalho a pessoas ou equipas e adicione observadores que precisam de acompanhar atualizações sem assumir a responsabilidade.
- Estados, prioridades e etiquetas
- Mostre a fase atual, distinga o trabalho urgente e identifique tarefas relacionadas através de estados, prioridades e etiquetas reutilizáveis.
- Datas, duração e estimativas
- Defina datas de início e conclusão, inclua horas quando necessário e registe a duração ou o esforço previsto.
- Dependências e reagendamento
- Defina dependências FS/SS/FF/SF, reagende tarefas ligadas, remapeie subtarefas e considere dias não úteis, com avisos ou bloqueios na conclusão.
- Relações e várias listas
- Ligue trabalho relacionado e coloque a mesma tarefa noutras listas sem manter cópias separadas do seu estado e conteúdo.
- Recorrência e lembretes
- Defina repetições para responsabilidades regulares e acrescente lembretes para que cada ocorrência tenha um seguimento claro e atempado.
- Tipos, marcos e identificadores
- Distinga tipos de tarefa, assinale marcos e use identificadores personalizados para tornar as referências do projeto mais fáceis de reconhecer.
- Descrições e conversa
- Escreva um briefing formatado e mantenha as perguntas, menções e respostas nos comentários da tarefa enquanto o trabalho avança.
- Comentários atribuídos e revisão
- Atribua responsáveis aos comentários e anote ficheiros suportados para dar ao feedback de revisão uma localização e um seguimento claros.
- Ficheiros, Docs e ligações
- Anexe ficheiros, ligue documentos do projeto e guarde endereços úteis para que a pessoa seguinte encontre o material de apoio.
- Ações em lote e atalhos
- Selecione várias tarefas para atualizar dados em conjunto e use atalhos de teclado nas ações que repete ao longo do dia.
- Duplicação, fusão e histórico
- Duplique trabalho reutilizável, junte tarefas sobrepostas, mova elementos para a localização certa e consulte as alterações registadas no histórico.
Crie um plano que a equipa consegue usar
Comece por uma entrega. Acrescente estrutura quando ela responde a uma dúvida concreta e acompanhe o trabalho à medida que avança.
Descreva o resultado
Crie uma tarefa na lista certa, explique o resultado esperado e anexe o material de que a pessoa precisa para começar.
Combine as passagens de trabalho
Atribua responsáveis, defina datas e divida as partes maiores em subtarefas. Ligue as dependências antes de se tornarem um imprevisto.
Mantenha a informação atualizada
Atualize o estado à medida que o trabalho avança, resolva dúvidas nos comentários e reutilize a estrutura quando o mesmo trabalho voltar a surgir.
Um lançamento de site, várias frentes de trabalho
Crie uma tarefa de lançamento com subtarefas para conteúdos, design, implementação e revisão. A implementação aguarda a aprovação do design; a revisão aguarda a implementação. Os ficheiros e o feedback ficam nas tarefas respetivas, enquanto a pessoa que coordena o projeto vê qual a passagem de trabalho que está a atrasar o lançamento.
Um exemplo que pode adaptar à sua equipa.
Perguntas sobre Tarefas
Quando devo usar uma subtarefa em vez de uma checklist?
Use uma subtarefa quando uma parte do trabalho precisa de datas, estado ou discussão próprios. Use uma checklist para uma sequência curta de verificações dentro da tarefa; os itens também podem ter responsáveis.
Equipas diferentes podem acompanhar dados diferentes?
Sim. Organize o trabalho em espaços e listas separados e adapte os campos personalizados, estados e modelos ao processo de cada equipa. Pode manter uma estrutura comum sem impor fluxos de trabalho iguais.
Dê espaço ao trabalho que importa.
Traga o próximo projeto para o Talqivo. Comece por uma tarefa, convide a equipa e construa a partir daí.
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